Vágja ki a záptojást!

Kárpáti Tímea coach időgazdálkodási iskolájának harmadik részében a záptojásokról, vagyis az időrablókról lesz szó. Ha a héten minden nap rák szán 5 percet ígérjük, hogy jövő héttől naponta egy órával több ideje lehet szeretteire! Ha Ön is versenyt fut az idővel, ha úgy érzi, hogy nincs egy szabad perce, hogy folyton a tegnapelőtti munkát kell elvégeznie, tanuljon velünk!

5 záptojás, amit ki kell dobnunk, hogy időnk legyen! 3 külső ok, ami tőlünk alapvetően független, mégis mi magunk tudjuk keretek közt tartani azokat: A kéretlen telefonok A kéretlen e-mailek A kéretlen látogatók (betoppanók) A két belső ok, ami csak tőlünk függ és elszánás kérdése, hogy meg tudunk-e küzdeni velük. Pató Pál jelenség –Ej, ráérünk arra még! MVP – Másvalaki problémája, vagy az én dolgom?

Építsünk ki védelmet Hatásos, de nem bántó védelmet kell kiépítenünk a váratlan betoppanók ellen. A nem várt külső látogatókkal általában könnyebb „megküzdenünk” mint saját családtagjainkkal, vagy éppen kollégánkkal, pláne a főnökünkkel. Ha valaki megzavar bennünket, egyszerűen mondjuk meg neki, hogy éppen a legkeményebb munkánk közepén vagyunk, majd egyezzünk meg vele, hogy a produktív időnk végén – ezt magunk tudjuk, hogy mikor van a kis grafikonunk segítségével – örömmel megiszunk együtt egy kávét, és megbeszélhetjük a dolgokat. Figyeljünk arra, hogy ha a betérőnek a dolga sürgős és fontos, akkor azzal a témával foglalkozni kell, de semmi nem lehet annyira lényeges, hogy mindent eldobjunk miatta, és ezért később időzavarba keveredjünk. Néhány percet, míg az adott feladatot befejezzük, még mindenki várhat.

Szűrők és kútfejünk Az elektronikus levelezések korában nagyon sok a kéretlen levél. A barátnők temérdek „vicces képe” amit „csak nekünk küld tovább, mert ezt nekünk látni kell”, mind-mind záptojások. A legtöbben azt javasolják, hogy ezeket dobjuk azonnal a levélszemétbe, de én ennél sokkal jobbat találtam ki. Egy külön mappába gyűjtöm azokat amiket úgy gondolok, hogy olvasásra-megnézésre érdemesek lehetnek. A produktív idő végén, vagy ha egy rövid fáradtságot érzek, egyszerűen végignézem ezeket a kis üzeneteket. Ha van közöttük olyan amit már láttam, azonnal törlöm, de számos alkalommal kaptam már olyan képet, sztorit, vagy tanulságos történetet, melyet később felhasználtam egy-egy prezentációban. Ezek a kis viccek legyenek jutalmak egy passzív időben, de ne legyenek záptojások produktív időben és főleg eszünkbe ne jusson arra is időt fordítani a továbbküldésükre!

Telefon - kolonc vagy áldás? Ugye milyen nehéz eldönteni? Ha produktív időnk egy tervezett részét a telefonos ügyeink intézésére szánjuk, sokkal kevesebb váratlan hívással kell megküzdenünk, ugyanis tudjuk, kiktől várunk visszahívást –ezt a legtöbb készülék ma már kijelzi – és körülbelül mikor számíthatunk ezekre. Tudnunk kell udvariasan letenni a telefont, ha egy biztosítási ügynök próbál ránk tukmálni valamit, vagy ha egy kérdezőbiztos a nap legzsúfoltabb pillanatában hív bennünket. Ne feledjük, hogy a vonal másik felén lehet hogy egy gyerekünk/ öcsénk húgunk korabeli diák ül, aki kevéske mellékesre próbál szert tenni. Soha ne legyünk bántóak, csak határozottak, ha a nem kívánunk a kínált témára időt szakítani. A legproduktívabb időszakban beállíthatjuk telefonunkat úgy is, hogy csak az a híváscsoport csörögjön, akit mi engedünk, a többiek kerüljenek üzenetrögzítőre, és csak azokat hívjuk vissza akiknek a hívása számunkra sürgős és fontos. (Ugye utaltam már arra, hogy szánjon időt telefonjának minél jobb megismerésére? Ennek is eljött a napja!)

Ne Ön legyen Pató Pálné! Halogatás ellen a legjobb módszer, ha egy jókora papírra kiírja magának valami jól látható helyre: MOST! Az időhiány talán legveszélyesebb forrása éppen ez. A notórius halogatók panaszkodnak talán a legtöbbet időveszteségről. Ha Ön eddig halogatós típus volt, mától változtasson, és haladjon célirányosan a nap elején készült tervek mentén, a tanultak szerint. Ha ez mégsem megy, elemezze ki az okokat. Ha már annyira gyűlöli feladatát, hogy képtelen is hozzálátni, az a halogatás oka, akkor ideje erőit a halogatás helyett új munka keresésére fordítania. Ha nem ez a helyzet, akkor pedig derítse fel a valódi okot és oldja meg azt.

Kinek a problémája? Sokan vannak, akik örülve annak, hogy sokoldalú emberként mindent meg tudnak csinálni, nagyon túlvállalják magukat. A túlvállalás esetén nézze végig feladatait és elemezze ki, melyik munka az amit – ha Ön nem lenne – más is el tudna végezni. Delegálja a feladatokat annak megfelelően, ki a legalkalmasabb annak elvégzésére önön kívül. Természetesen hagyhat a listáján munkát, de ha annyira ügyes, hogy mindent le tud passzolni, akkor már csak ellenőrzési tervet kell készítenie, és azt kell betartatnia. Ne vállaljon át feladatokat másoktól ok/vagy és haszon nélkül!

Feladat: vegye kézbe telefonját és ismerje meg azokat a funkciókat, amiket eddig még nem használt. Ha van kéznél egy technokrata kolléga vagy barát kérjen bátran segítséget, és meglátja, milyen csodákra képes ez a kis készülék. Ha a barát azt találná mondani, hogy ez a vízözön előtti darab csak levélnehezéknek jó már, akkor irány a telefonbolt, és most ha lehet, ne a legolcsóbb készüléket vegye! Döntsön inkább a funkciók megismerése után okosan! A holnapi leckében a telefonálás titkairól fogunk beszélni.

Emlékeztető:

• Dobja ki a záptojásokat.
• Tudja mikor kell kikapcsolni a telefont.
• Strukturálja a kedves kis e-maileket!
• Ismerje meg telefonját – ha túl régi, cserélje ki!
• Ne halogasson
• Mérje fel a problémákat – delegáljon feladatokat másoknak is.

Segítség: Ha úgy érzi, hogy szabadideje aztán végképp nincsen, és alig jut idő magánéleti dolgaira, érdemes egy időpontot kérnie, hogy személyes időtervét együtt dolgozzuk ki! Az időtervezés megtanulása igen fontos dolog, hogy egészségünket megőrizhessük és szeretteinkkel is tudjunk minőségi időt tölteni. Kárpáti Tímea +36 (20)982-1204 harmonet